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Löschfristen
Zum 31.12. jeden Jahres muss geprüft werden, welche Dokumente und Informationen gelöscht werden müssen. Die gängisten Fristen finden Sie hier
Wie lange muss was aufbewahrt werden? Die folgende Übersicht listet 401 Verfahren und Unterlagenarten mit ihrer Aufbewahrungsfrist in Jahren und, soweit einschlägig, der Rechtsgrundlage.
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401 von 401 Einträgen
| Verfahren | Jahre | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Akkordunterlagen | 10 | |
| Angestelltenversicherung (Belege) | 10 | |
| Anträge auf Arbeitnehmersparzulage | 6 | § 147 AO, § 257 HGB |
| Anwesenheitsliste (z.B. Stempelkarte) | 10 | § 147 AO, § 257 HGB |
| Arbeitgeberzuschusskarten | 6 | |
| Arbeitnehmersparzulage (Verträge) | 10 | |
| Arbeitnehmerüberlassung-Geschäftsunterlagen des Verleihers | 30 | § 147 AO, § 257 HGB |
| Arbeitsanweisungen | 6 | |
| Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen | 0 | § 26 BDSG |
| Arbeitszeitnachweise (allgemein) | 2 | § 7 Abs. 2 AÜG |
| Aufzeichnungen | 6 | |
| Außendienstabrechnungen | 10 | |
| Beitragsabrechnungen zur Sozialversicherung | 10 | § 147 AO, § 257 HGB |
| Betriebskrankenkasse (Buchungsbelege) | 10 | |
| Bewerbungsunterlagen | 0,5 | § 26 BDSG iVm. AGG |
| Bewirtungsunterlagen | 10 | |
| Bruttolohnlisten | 6 | |
| Dauervorschüsse | 10 | |
| DEÜV-Bescheinigung über Datenübermittlungen | 1 nach Prüfung | § 16 Abs. 2 ArbZG |
| Dienstpläne | 2 | ArbZG |
| Doppelbesteuerungsbescheinigung | 6 | § 39 b Abs. 6 i.V.m § 41 Abs. 1 EStG |
| Eingliederungsverträge | 10 | |
| Elektronische Zugangskontrolle | 1 | § 26 BDSG |
| Ersatzkassenunterlagen | 6 | |
| Essensmarkenabrechnungen (soweit keine Buchungsbelege) | 6 | |
| Fahrtenbücher | 10 | |
| Fahrtenschreiber-Schaublätter | 1 | Art. 14 Abs. 2 VO(EWG) Nr. 3821/85 |
| Fahrtkostenerstattung | 6 | § 41 Abs. 1 EstG i.v.m R38 der Lohnsteuerrichtlinien |
| Flottenmanagement | 10 | § 147 AO, § 257 HGB |
| Freistemplerabrechnungen | 10 | |
| Führerscheinerfassung | 0 | § 26 BDSG |
| Fürsorgeunterlagen | 6 | |
| Gehaltsabrechnungen und -bücher (soweit Bilanzunterlage oder Buchungsbeleg) | 10 | |
| Gehaltsquittungen | 10 | |
| Gehaltsvorschusskonten | 10 | |
| Grundlohnlisten | 10 | |
| Heimarbeit-Entgeltbelege | 3 | § 13 HAGDV 1 |
| Heimarbeit-Personallisten | 1 | § 9 Abs. 3 HAGDV 1 |
| Infektionsschutzgesetz-Gesundheitszeugnis und letzte Dokumentation der Belehrung | § 43 Abs. 5 lfSG | |
| Jahreslohnnachweise für Berufsgenossenschaften | 10 | § 147 AO, § 257 HGB |
| Jubilarfeierunterlagen | 10 | |
| Jugendarbeitsschutz-Unterlagen | 2 | § 50 Abs. 2 JArbSchG |
| Kantinenunterlagen | 10 | |
| Kilometergeldabrechnungen | 10 | |
| Kurzarbeitergeldanträge | 6 | |
| Kurzarbeitergeldlisten | 6 | |
| Leasingunterlagen | 6 | |
| Lohnbelege | 10 | |
| Lohnkonto | 6 | |
| Lohnlisten | 10 | § 147 AO, § 257 HGB |
| Lohnsteuerjahresausgleichsunterlagen | 10 | § 147 AO, § 257 HGB |
| Lohnsteuerunterlagen | 10 | § 147 AO, § 257 HGB |
| Lohnunterlagen | 6 | |
| Lohnvorschusskonten | 10 | |
| Montageversicherungsakten | 10 | |
| Mutterschaftsgeldunterlagen | 10 | |
| Pensionskassenunterlagen | 10 | § 147 AO, § 257 HGB |
| Pensionszahlungen | 10 | |
| Personalakten | 10 | § 147 AO, § 257 HGB, § 26 BDSG |
| Personalunterlagen | 3 | § 26 BDSG, Art. 6 DSGVO |
| Pfändungsunterlagen | 10 | § 147 AO, § 257 HGB |
| Prämienunterlagen (z.B. Versicherung), soweit Buchungsunterlagen | 10 | § 147 AO, § 257 HGB |
| Reisekostenabrechnungen für Arbeitnehmer/ für Unternehmer | 10 | |
| Rentenversicherungsnachweise | 6 | |
| Sozialpläne | 6 | |
| Sozialversicherungsbeitragskonten | 6 | |
| Sozialversicherungsunterlagen | 6 | § 147 AO, § 257 HGB |
| Sparprämienanträge | 6 | |
| Spesenabrechnung | 10 | § 147 AO, § 257 HGB |
| Stundenlohnzettel als Buchungsbelege | 10 | |
| Telefonbuch | 0 | § 26 BDSG |
| Trennungsgeldermittlungen | 10 | |
| Überstundenliste | 10 | § 147 AO, § 257 HGB |
| Unfallversicherungsunterlagen | 6 | |
| Unterlagen der Sozialversicherung | 1 | § 28p SGB IV |
| Unternehmerlohnverrechnungen | 6 | |
| Urlaubsanträge | 3 | |
| Urlaubsgenehmigung (soweit buchungsrelevant) | 0 | § 26 BDSG, Art. 6 DSGVO |
| Urlaubslisten für Rückstellungen | 10 | |
| Vermögenswirksame Leistungen (siehe Anmerkungen) | 6 | |
| Verpfändungsunterlagen | 10 | |
| Vorschusskonten | 10 | |
| Vorschusslisten als Buchungsbelege | 10 | |
| Weihnachtsgratifikation | 10 | |
| Werbegeschenknachweise | 10 | |
| Werksrentenanträge | 6 | |
| Zuschüsse des Arbeitgebers | 10 | |
| Abmahnungen | 3 | § 195 BGB |
| Abrechnungsunterlagen | 10 | § 147 AO, § 257 HGB |
| Abschlagszahlungen | 10 | § 147 AO, § 257 HGB |
| Abschlussbuchungsbelege | 10 | § 147 AO, § 257 HGB |
| Abschlusskonten | 10 | § 147 AO, § 257 HGB |
| Abschlussrechnungen | 10 | § 147 AO, § 257 HGB |
| Abschreibungsunterlagen | 10 | § 147 AO, § 257 HGB |
| Abtretungserklärungen | 6 | |
| Abwertungsbelege | 10 | § 147 AO, § 257 HGB |
| Akkreditive | 6 | |
| Aktennotizen, Gesprächsprotokolle | 10 | § 147 AO, § 257 HGB |
| Aktenvermerke | 6 | |
| An-, Ab- und Ummeldungen zur Krankenkasse | 6 | |
| Änderungsnachweise der EDV-Buchführung | 10 | |
| Angebote (erhaltene und Kopien versandter) | 6 | |
| Anhang (zum Jahresabschluss) | 10 | |
| Anlageninventare | 10 | |
| Anlagenkartei | 10 | |
| Anlagenunterhaltungskosten | 10 | |
| Anlagenverzeichnis | 10 | |
| Anlagevermögensbücher und -karteien | 10 | |
| Anleihebücher | 6 | |
| Anleihen | 6 | |
| Anwesenheitslisten (wenn für die Lohnbuchhaltung erforderlich) | 6 | |
| Anzahlungsunterlagen | 6 | |
| Arbeitssicherheit | 10 | § 26 BDSG |
| Auftragsbestätigungen | 6 | |
| Auftragsbücher | 10 | |
| Auftragskostenbelege | 10 | |
| Auftragszettel | 10 | |
| Ausfuhrunterlagen | 10 | |
| Ausgangsrechnungen | 10 | |
| Ausschusslisten als Buchungsbelege | 10 | |
| Außenhandelsunterlagen | 6 | |
| Auszahlungsbelege | 10 | |
| Bahnabrechnungen | 10 | |
| Bahnfrachtbriefe | 6 | |
| Bankauszüge, Bankbelege | 10 | § 147 AO, § 257 HGB |
| Bankbelege | 10 | |
| Bankbürgschaften | 6 | |
| Bareinkaufs- und -verkaufsrechnungen | 10 | |
| Beauftragtenübersicht | 3 | § 26 BDSG |
| Beförderungspapiere | 6 | |
| Beherrschungsverträge | 10 | |
| Belege, Sammelbelege, Beleglisten soweit Buchungsunterlagen | 10 | § 147 AO, § 257 HGB |
| Belege, soweit Buchungsfunktion (Offene-Posten-Buchhaltung) | 10 | § 147 AO, § 257 HGB |
| Bestands- berichtigungen/Ermittlungen/Verzeichnisse | 10 | |
| Bestellabwicklung/Vertragsprozess | 10 | § 147 AO, § 257 HGB |
| Besucherliste | 1 | Art. 6 DSGVO |
| Betriebliche Altersversorgung | 10 | § 147 AO, § 257 HGB |
| Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen | 10 | |
| Betriebskostenabrechnung (soweit keine Buchungsbelege) | 6 | |
| Betriebskostenrechnungen | 10 | |
| Betriebsprüfungsberichte | 6 | |
| Betriebsunfallunterlagen | 6 | |
| Bilanzbücher | 10 | |
| Bilanzen (Jahresbilanzen) | 10 | |
| Bilanzkonten | 10 | |
| Bilanzprotokolle für die EDV | 10 | |
| Bilanzunterlagen | 10 | |
| Bons | 10 | |
| Börsenaufträge | 6 | |
| Bruttoerlösnachweise | 6 | |
| Buchführungsprogramme | 10 | § 147 AO, § 257 HGB |
| Buchführungsunterlagen | 10 | § 147 AO, § 257 HGB |
| Buchhaltung Debitorenverwaltung | 10 | § 147 AO, § 257 HGB |
| Buchhaltung Kreditorenverwaltung | 10 | § 147 AO, § 257 HGB |
| Buchungsanweisungen | 10 | |
| Buchungsbelege | 10 | |
| Buchungsprotokolle für die EDV | 10 | |
| Bürgschaftsinformationen (nach Vertragsende) | 10 | § 147 AO, § 257 HGB |
| Bürgschaftsunterlagen | 6 | |
| Clearing-Belege | 10 | |
| Code-Pläne für Verständnis der Buchführung | 10 | |
| COM-Verfahrensbeschreibungen | 10 | |
| Computerausdrucke mit Buchungsdaten | 10 | |
| Darlehenskonto | 10 | |
| Darlehensunterlagen | 6 | § 147 AO, § 257 HGB |
| Dauerauftragsunterlagen | 10 | § 147 AO, § 257 HGB |
| Debitorenbuchhaltung | 6 | § 147 AO, § 257 HGB |
| Debitorenkonten | 10 | |
| Debitorenlisten (soweit Bilanzunterlagen) | 10 | |
| Deklarationen (Versandunterlagen) | 6 | |
| Depotauszüge (soweit nicht Inventare) | 10 | |
| Depotbestätigungen | 10 | |
| Depotbücher | 10 | |
| Devisenunterlagen | 6 | |
| Dokumentation für Programme und Systeme bei EDV | 10 | |
| 6 | § 147 AO, § 257 HGB | |
| EDV-Journal | 10 | |
| Einfuhrunterlagen | 6 | |
| Eingangsüberweisungsträger | 6 | |
| Einheitswertunterlagen | 6 | |
| Einkaufsbücher | 10 | |
| Einnahmenüberschussrechnung | 10 | |
| Einzahlungsbelege | 10 | |
| Energieverbrauchsunterlagen | 6 | |
| Erlösjournale | 10 | |
| Eröffnungsbilanzen | 10 | |
| Essenmarkenabrechnungen | 10 | § 147 AO, § 257 HGB |
| Exportunterlagen | 6 | |
| Expressauslieferungsbücher | 10 | |
| Fahrtkostenerstattungsunterlagen | 10 | § 147 AO, § 257 HGB |
| Fakturierjournale | 10 | |
| Fehlerjournale als Buchungsbelege | 10 | |
| Fehlerprotokoll bei EDV-Buchführung | 10 | |
| Finanzberichte | 6 | |
| Firewall | 7 Tage | Art. 6 f) DSGVO |
| Frachtbriefe | 6 | |
| Frachtunterlagen | 6 | |
| Fremdenbücher (Hotel- und Pensionsgewerbe) | 10 | |
| Gebrauchsmusterunterlagen | 6 | |
| Gehaltskonten | 10 | § 147 AO, § 257 HGB |
| Gehaltslisten | 10 | § 147 AO, § 257 HGB |
| Geschäftsberichte | 10 | |
| Geschäftsbriefe | 10 | § 147 AO, § 257 HGB |
| Geschenknachweise | 6 | § 147 AO, § 257 HGB |
| Gesellschaftsverträge | 10 | |
| Gewährleistungsverpflichtungen | 6 | |
| Gewerbesteuerunterlagen | 6 | |
| Gewinn- und Verlustrechnung | 10 | |
| Gewinnabführungsverträge | 10 | |
| Gewinnfeststellungen | 6 | |
| Grundbuchauszüge | 10 | |
| Grundstücksunterlagen | 6 | |
| Gutschriftanzeigen | 10 | |
| Haftungsverhältnisunterlagen als Bilanzunterlagen | 10 | |
| Handelsbilanz | 10 | |
| Handelsbriefe (mit Ausnahme von Rechnungen/Gutschriften) | 6 | |
| Handelsbücher | 10 | |
| Handelsregisterauszüge | 6 | |
| Hauptabschlussübersicht | 10 | |
| Hauptbücher und -karteien | 10 | |
| Hauptbuchkonten | 10 | |
| Hypothekenpfandbriefe | 6 | |
| Importrechnungen | 10 | |
| Importunterlagen | 6 | |
| Inkassobücher,-karteien,-quittungen | 10 | § 147 AO, § 257 HGB |
| Internetgateway | 7 Tage | Art. 6 f) DSGVO |
| Inventare | 10 | |
| Inventarisierung Hard- und Software | 10 | § 147 AO, § 257 HGB |
| Investitionsabrechnungen | 6 | |
| Investitionszulagenunterlagen | 6 | |
| Jahresabschlüsse | 10 | |
| Jahresabschlusserläuterungen | 10 | |
| Jahresabschlusslisten | 10 | |
| Jahreskontoblätter | 10 | |
| Journale für Hauptbuch und Kontokorrent | 10 | |
| Jubiläumsunterlagen | 10 | |
| Kalkulationsunterlagen | 6 | |
| Kapitalerhöhungsunterlagen | 6 | |
| Kapitalverkehrsteuerunterlagen | 6 | |
| Kassenberichte | 10 | |
| Kassenbücher u. -blätter | 10 | |
| Kassenstreifen | 6 | |
| Kassenzettel (Buchungsunterlage) | 10 | |
| Kaufverträge | 6 | |
| Kommissionslisten | 6 | |
| Kontenregister | 10 | |
| Kontoauszüge | 10 | § 147 AO, § 257 HGB |
| Kontokorrentbücher | 10 | |
| Korrespondenz mit Lieferanten | 10 | § 147 AO, § 257 HGB |
| Kostenartenpläne | 10 | |
| Kostenstellenpläne | 6 | |
| Kostenträgerrechnung | 6 | |
| Kostenträgerrechnung (Bewertungsunterlage) | 10 | |
| Kostenvoranschläge | 6 | |
| Kreditorenbuchhaltung | 10 | § 147 AO, § 257 HGB |
| Kreditorenkonten | 10 | |
| Kreditunterlagen | 6 | |
| Ladescheine | 10 | |
| Lageberichte | 10 | |
| Lagerbuchführungen | 10 | |
| Lagerprotokolle | 6 | |
| Lastschriftanzeigen | 10 | § 147 AO, § 257 HGB |
| Leergutabrechnungen | 6 | |
| Lieferscheine | 10 | |
| Liquidation einer GmbH (Bücher und Schriften) | 10 | |
| Lizenzunterlagen | 10 | |
| Lohnkontenarten | 10 | § 147 AO, § 257 HGB |
| Luftfrachtbriefe | 6 | |
| Magnetbänder (mit Buchfunktion) | 10 | |
| Mahnbescheide | 6 | |
| Mahnungen | 6 | |
| Mahnvorgänge | 10 | § 147 AO, § 257 HGB |
| Maklerschlussnoten | 6 | |
| Materialabrechnungen | 10 | |
| Materialanforderungen | 10 | § 147 AO, § 257 HGB |
| Materialbeanstandungen | 6 | |
| Materialentnahmescheine | 6 | |
| Mietverträge (nach Vertragsende) | 6 | § 147 AO, § 257 HGB |
| Nebenbücher | 10 | |
| Nettolohnlisten | 10 | |
| Nutzflächenermittlung | 10 | |
| Obligationen | 6 | |
| Offenbarungseidanträge | 6 | § 147 AO, § 257 HGB |
| Offene-Posten-Listen | 10 | |
| Orderpapiere | 6 | |
| Organigramm | 0 | § 26 BDSG |
| Organisationsunterlagen der Buchführung | 10 | |
| Organschaftsabrechnungen | 10 | |
| Organschaftsverträge | 10 | |
| Pachtverträge (nach Vertragsende) | 6 | § 147 AO, § 257 HGB |
| Patentunterlagen | 6 | |
| Patientenakten (Krankengeschichte), ambulant und stationär | Okt 30 | § 147 AO, § 257 HGB |
| Pensionsrückstellungsunterlagen | 10 | |
| Pfandleihbücher | 10 | |
| Portokassenbücher | 10 | |
| Postaufträge | 6 | |
| Preislisten | 6 | |
| Preisvereinbarungen | 6 | |
| Privatentnahmebelege | 10 | |
| Programmbeschreibung für EDV | 10 | |
| Proteste (Scheck, Wechsel) | 6 | |
| Protokolle (Buchungsbelege) | 10 | |
| Protokolle (soweit keine Buchungsbelege) | 6 | |
| Provisionsabrechnungen mit Unterlagen | 10 | § 147 AO, § 257 HGB |
| Prozessakten | 10 | |
| Prüfungsberichte (des Abschlussprüfers) | 10 | |
| Qualitätsberichte | 6 | |
| Quittungen | 10 | |
| Quittungen, wenn Buchungsunterlagen | 10 | § 147 AO, § 257 HGB |
| Rechnungen und -Unterlagen | 10 | § 147 AO, § 257 HGB |
| Rechnungsabgrenzungsermittlung | 10 | |
| Rechtsstreitfälle mit allen Unterlagen, Klageakten (nach Verfahrensabschluss) | 30 | § 197 BGB |
| Registrierkassenstreifen (soweit keine Buchungsbelege) | 6 | |
| Reisekostenabrechnungen | 6 | § 147 AO, § 257 HGB |
| Repräsentationsaufwendungen | 10 | |
| Repräsentationskosten | 10 | |
| Rückstellungsunterlagen | 10 | |
| Rückwareneingangsjournale | 6 | |
| Sachanlagevermögenskarteien | 10 | |
| Sachkonten | 10 | |
| Saldenbestätigungen | 10 | |
| Saldenbilanzen | 10 | |
| Schadensmeldungen und -unterlagen | 6 | |
| Scheck- und Wechselunterlagen | 6 | |
| Scheckbestandsaufnahmen | 10 | |
| Schecks | 10 | |
| Schreiben im Rahmen eines Unternehmens (soweit Handelsgeschäfte) | 6 | |
| Schriftwechsel (auch innerbetrieblich) | 10 | § 147 AO, § 257 HGB |
| Schufaauskunft, etc. | 10 | § 147 AO, § 257 HGB |
| Schuldtitel | 10 | |
| Sicherungsübereignungen | 6 | |
| Skontounterlagen | 10 | |
| Sondergutschriften | 10 | |
| Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung | 10 | |
| Spendenbescheinigungen | 10 | § 147 AO, § 257 HGB |
| Steuerbescheide | 10 | |
| Steuererklärung | 10 | |
| Steuerrückstellungsberechnungen | 10 | |
| Stornobelege | 10 | |
| Strahlenschutz-Anwendungen (Aufzeichnungen) | 10 | § 147 AO, § 257 HGB |
| Strahlenschutz-Anwendungen (Röntgenbilder) | 30 | § 147 AO, § 257 HGB |
| Strahlenschutz-Belehrungen (RÖV) | 10 | § 147 AO, § 257 HGB |
| Strahlenschutz-Gesundheitsakte (RÖV) | 30 | § 147 AO, § 257 HGB |
| Strahlenschutz-Messergebnisse | 30 | § 147 AO, § 257 HGB |
| Tankkartenabrechnung | 10 | § 147 AO, § 257 HGB |
| Teilzahlungsbelege | 6 | |
| Telefonanlage | 0,5 | TKG |
| Telefonkostennachweise | 10 | § 147 AO, § 257 HGB |
| Terminverwaltung | 1 | Art. 6 DSGVO |
| Testate als Bilanzteil | 10 | |
| Transportschadenunterlagen | 6 | |
| Transportversicherungsanmeldungen | 6 | |
| Überweisungsbelege | 10 | |
| Umbuchungsbelege | 10 | |
| Umsatzstatistik | 10 | § 147 AO, § 257 HGB |
| Umsatzsteuervergütungen | 10 | |
| Umsatzsteuervoranmeldungen | 10 | |
| Umwandlungsbilanzen | 10 | |
| Valuta-Belege | 10 | |
| Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) | 10 | |
| Verfrachtungsaufträge | 6 | |
| Verkaufsbücher, -journale | 10 | |
| Vermögensteuerunterlagen | 6 | |
| Vermögensverzeichnis | 10 | |
| Verrechnungskonten | 10 | |
| Verrechnungspreisunterlagen | 10 | |
| Versand- und Frachtunterlagen | 6 | |
| Verschiffungsunterlagen als Buchungsbelege | 10 | |
| Versicherungspolicen | 6 | |
| Versteigerungsunterlagen | 6 | |
| Verträge | 10 | § 147 AO, § 257 HGB |
| Vertreterunterlagen | 6 | |
| Verwahrungsbücher für Wertpapiere | 10 | |
| Videoüberwachung | 10 | Art. 6 DSGVO |
| Viehregister | 10 | |
| Vollmachten (Urkunden) | 6 | |
| Vollständigkeitserklärungen | 10 | |
| Vorauszahlungsbelege | 10 | |
| Währungsforderungen | 10 | |
| Warenabgabescheine | 6 | § 147 AO, § 257 HGB |
| Warenbestandsaufnahmen | 10 | § 147 AO, § 257 HGB |
| Wareneingangs- und -ausgangsbücher | 10 | § 147 AO, § 257 HGB |
| Warenverkehrsbescheinigungen | 6 | § 147 AO, § 257 HGB |
| Website, Logdateien | 7 Tage | Art. 6 f) DSGVO |
| Wechsel als Buchungsbeleg | 10 | |
| Werbekosten, Belege über | 10 | |
| Werkstattabrechnungen | 10 | |
| Werkzeugkosten, Belege über | 10 | |
| Werkzeugregister als Inventar | 10 | |
| Wertberichtigungen | 10 | |
| Wertpapieraufstellungen als Bilanzunterlagen | 10 | |
| Wertpapierkurse als Buchungsbelege | 10 | |
| Zahlungsanweisungen/-belege | 10 | |
| Zahlungsträger | 10 | |
| Zeichnungsvollmachten | 6 | |
| Zessionen | 6 | |
| Zinsabrechnungen | 10 | |
| Zollbelege | 6 | |
| Zollbelege über Einfuhrumsatzsteuer | 10 | |
| Zugangsbelege | 10 | |
| Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel, Wechsel des Wirtschaftsjahres) | 10 |
Die Übersicht ersetzt keine Prüfung des Einzelfalls. Überschneiden sich handels-, steuer- und datenschutzrechtliche Fristen, gilt die längere Aufbewahrungspflicht — die Löschpflicht nach Art. 17 DSGVO greift erst danach.
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