Compliance

Fünf Themen, die zusammengehören

Bestellt wird bei uns meistens einzeln: ein Hinweisgebersystem, weil eine Frist läuft, oder ein Rechtsregister, weil das nächste Audit ansteht. Das ist in Ordnung. Es lohnt sich nur zu wissen, wo die Themen aneinandergrenzen. Das Beschwerdeverfahren, das das Lieferkettengesetz verlangt, ist dasselbe Hinweisgebersystem, das das Hinweisgeberschutzgesetz fordert. Die Vorschriften in Ihrem Rechtsregister sind die, gegen die im Audit geprüft wird. Wer jedes Thema für sich aufbaut, zahlt manches doppelt.

Dieselbe Person ist auch Ihre Vertrauensperson für Hinweise. Das hat einen praktischen Grund: wer die Regeln geschrieben hat, erkennt schneller, ob eine Meldung ein echter Verstoß ist oder ein Missverständnis.

Wie die Zusammenarbeit im Einzelnen aussieht, steht auf der Seite zum Compliancebeauftragten.

Deshalb gehört bei uns die Ombudsperson dazu. Ein Rechtsanwalt als Vertrauensanwalt, telefonisch erreichbar und berufsrechtlich zur Verschwiegenheit verpflichtet. Genau an diesem Punkt unterscheiden sich die Anbieter. Ein Portal kann jeder verkaufen.

Mehr zum Portal steht auf der Seite zum Hinweisgebersystem, zur Rolle des Vertrauensanwalts auf der Seite zum Ombudsmann. Wer die Rechtslage im Detail nachlesen will, findet sie unter rechtliche Anforderungen an Hinweisgebersysteme. Es gibt das System auch auf Open-Source-Basis.

Ändert sich eine Vorschrift, sehen Sie es, ohne dass jemand in Ihrem Haus dafür das Bundesgesetzblatt lesen müsste oder auf den Hinweis eines Auditors wartet, der die Änderung zufällig kennt. Das ist der eigentliche Nutzen.

Typisch ist das Register für Betriebe mit einem Managementsystem nach ISO 14001, ISO 45001 oder ISO 50001, weil dort ein Verzeichnis der bindenden Verpflichtungen ohnehin verlangt wird. Die ausführliche Darstellung steht auf der Seite zum Rechtsregister.

Der Weg dorthin ist bei uns in sechs Stufen geteilt, jede einzeln freigegeben. Nach der Wesentlichkeitsanalyse wissen Sie, worum es bei Ihnen überhaupt geht, und entscheiden dann, ob Sie weitergehen.

Zur Berichtspflicht selbst, mit Fristen und Größenklassen, haben wir eine eigene Seite: CSRD und Nachhaltigkeitsberichterstattung.

Umgekehrt geht es genauso. Wenn Sie selbst geprüft werden, sehen wir Ihre Unterlagen vorher durch. Lücken selbst zu finden ist erheblich angenehmer, als sie im Kundenaudit vorgehalten zu bekommen.

Häufige Fragen

Ab wann brauchen wir ein Hinweisgebersystem?

Die Pflicht knüpft an die Zahl der Beschäftigten an, und sie greift früher, als viele annehmen. Unabhängig davon kommt die Anforderung häufig über einen anderen Weg ins Haus: als Bedingung in einem Kundenvertrag oder als Baustein der Lieferkettenprüfung. Im Erstgespräch klären wir, was für Sie zutrifft.

Reicht ein digitales Meldeportal nicht aus?

Nein. Meldungen müssen auch mündlich möglich sein, auf Verlangen im persönlichen Gespräch. Ein Portal deckt den schriftlichen Weg ab, den Rest deckt die Ombudsperson. Deshalb verkaufen wir das eine nicht ohne das andere.

Warum ein Rechtsanwalt als Compliancebeauftragter?

Weil die Arbeit zu zwei Dritteln aus Bewerten besteht. Ist das ein Verstoß? Ist er meldepflichtig? Was folgt daraus für die betroffene Person, für den Vorgesetzten und für Sie? Dazu kommt die berufsrechtliche Verschwiegenheitspflicht, die für Rechtsanwälte ohnehin gilt und die eine intern besetzte Rolle in dieser Form nicht mitbringen kann.

Können wir die Rolle nicht intern besetzen?

Sie können. Achten Sie dann darauf, dass die Person nicht die Bereiche kontrolliert, für deren Ergebnis sie selbst verantwortlich ist. Genau daran scheitert es in mittelständischen Strukturen meistens, weil ohnehin jede Person mehrere Hüte trägt. Von außen ist die Trennung automatisch gegeben.

Wir sind nicht berichtspflichtig. Brauchen wir trotzdem Nachhaltigkeitsdaten?

Vermutlich ja, nur nicht wegen des Gesetzes. Ihre größeren Kunden sind berichtspflichtig und brauchen Zahlen aus ihrer Lieferkette, also von Ihnen. Wer belastbar antworten kann, gewinnt Ausschreibungen, in denen andere gerade erst anfangen zu rechnen.

Was unterscheidet ein Rechtsregister von einer gepflegten Tabelle?

Die Aktualisierung. Eine Tabelle ist am Tag ihrer Erstellung richtig und veraltet danach still. Beim Register kommen Änderungen nach, mit Zuständigkeit und Nachweis, und im Audit ist genau das der Punkt, an dem nachgefragt wird.

Womit fangen wir an, wenn es bisher gar kein Compliance-Management gibt?

Mit dem, was eine Frist hat. Meistens ist das das Hinweisgebersystem oder eine Kundenanforderung mit Datum. Parallel klären wir, wer die Rolle des Beauftragten trägt, denn ohne Zuständigkeit bleibt jedes weitere Thema liegen. Der Rest folgt in der Reihenfolge, in der es Ihnen nützt.

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