Filmakademie Baden-Würtemberg GmbH

Hinweisgeber Richtlinie

1. Zielsetzung dieser Richtlinie

 

Wir verpflichten uns zur Förderung und Unterstützung einer Kultur, die Mitarbeitende ermutigt sich zu Wort zu melden, wenn sie am Arbeitsplatz auf ein Verhalten stoßen, das unethisch oder illegal ist oder gegen die Werte unseres Verhaltenskodexes verstößt.

Hinweisgebend ist eine wichtige Informationsquelle zur Aufdeckung von gesetzwidrigem oder unethischem Verhalten, das korrigiert werden muss und das Unternehmen setzt alles daran, Hinweisgebende vor Benachteiligungen, Vergeltung und Diskriminierung zu schützen.

Diese Richtlinie soll Klarheit darüber schaffen, wie das Unternehmen Hinweisgebende unterstützt, damit diese:

• ermutigt werden, Ihre Bedenken zu äußern;
• wissen, wie Sie Ihre Bedenken äußern können;
• wissen, was geschieht, wenn Sie Ihre Bedenken äußern, und
• sich sicher fühlen und geschützt werden, wenn Sie Ihre Bedenken äußern

Diese Richtlinie ist im Intranet und auf der Website in aktuellster Version verfügbar.

 

1.2. Wer kann melden?

Hinweise können von aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitenden, Mitgliedern der Geschäftsführung, Aufsichtsratsmitgliedern, leitenden Angestellten, Lieferfirmen und Dienstleistenden, Praktikant*innen und anderen Geschäftspartner*Innen abgegeben werden. Dies gilt auch für Verwandte, Angehörige oder Eheleute dieser Personen.

1.3. Was kann gemeldet werden?

Voraussetzung für eine Meldung ist, dass die meldende Person vernünftigerweise glaubt, dass die Offenlegung vergangenes, gegenwärtiges oder wahrscheinliches zukünftiges Fehlverhalten aufzeigt, das ordnungsgemäß in eine oder mehrere der folgenden Kategorien fällt:

• Diebstahl, Unterschlagung und Veruntreuung, Betrug
• Bestechung und Korruption
• wettbewerbs- und kartellrechtliche Verstöße
• Diskriminierung und Belästigung
• Interessenskonflikte
• Produktsicherheit
• Verstöße im Bereich Umwelt, Gesundheit und Sicherheit
• Verletzung von Menschrechten
• Insider Trading
• Datenschutz und Informationssicherheit
• Sanktionsverstöße
• Verstöße gegen den Firmenname Verhaltenskodex

 

Das Hinweisgebersystem ist nicht für die Klärung allgemeiner Beschwerden angelegt.  Bei persönlichen arbeitsbezogenen Problemen können sich Mitarbeitende an die Personalabteilung wenden. Kund*Innen können sich bei Reklamationen an den Kundenservice werden.

2. Wie können Hinweisgebende Meldungen abgeben?

2.1. Interne Meldekanäle

 

Das Unternehmen hat ein Hinweisgeberprotal eingerichtet. Über dieses Portal können Hinweise angegeben werden.

Hinweisgebende können ihre Bedenken auch intern direkt mit der Führungskraft oder einer Ansprechperson besprechen.

 

2.1.1. Vertrauensperson

Die Vertrauensperson dient als unabhängige Instanz und der/die Empfangende der eingehenden Meldungen zwischen Hinweisgebenden und Unternehmen in unserem Portal.

Hinweise können dort jederzeit, 24 Stunden am Tag, in verschiedenen Sprachen über ein gesichertes System gemeldet werden. Der Meldevorgang ist verschlüsselt und passwortgeschützt. Sie erhalten eine eindeutige Referenz und vergeben eine eigene PIN, mit der Sie den Stand der Bearbeitung einsehen können. Die Kommunikation mit dem Hinweisgebenden findet auf dieser gesicherten Plattform statt.

Hinweise können auch postalisch oder nach Absprache im Rahmen eines persönlichen Treffens übermittelt werden.  

2.1.2. Anonymität

Wenn Sie eine Meldung machen, können Sie dies anonym tun. Sie bleiben während der Untersuchung und nach deren Abschluss weiterhin anonym.

Wenn Sie einen anonymen Hinweis über das Hinweisgeberportal abgeben, erhalten Sie eine eindeutige Referenz. Sie können sich dann in das Hinweisgeberportal einloggen, um weitere Informationen zu geben oder eine Aktualisierung zu verlangen.

2.1.3. Anforderungen an die Meldung

Voraussetzung für eine Meldung ist, dass die meldende Person vernünftigerweise glaubt, dass die Offenlegung vergangenes, gegenwärtiges oder wahrscheinliches zukünftiges Fehlverhalten aufzeigt.

Die hinweisgebende Person handelt in gutem Glauben, wenn diese der Ansicht ist, dass die Informationen umfassend und richtig sind. Das gilt selbst dann, wenn sich der Verdacht auf einen Verstoß nicht bestätigt und im Laufe der Untersuchung Informationen widerlegt werden.

Alle Berichte sollten so objektiv und vollständig wie möglich sein. Obwohl während der Fallbearbeitung Rücksprache mit der hinweisgebenden Person gehalten wird, sollten bloße Verdächtigungen vermieden werden. Hinweisgebende können folgende Fragen als Leitfaden für den Meldeprozess nutzen:

• Was ist passiert?
• Wann ist es passiert?
• Wer war oder ist daran beteiligt?
• Laufen die Umstände weiter?
• Wie hoch ist das Risiko und wie zeitkritisch ist der zu meldende Verstoß?
• Wer hat Kenntnis über diesen Verstoß?
• Unterlagen, die zur Aufklärung der Meldung behilflich sind, sollten bei der Meldung von Verstößen zur Verfügung gestellt werden.

2.2. Externe Meldekanäle

Hinweisgebenden steht es frei, staatlichen Behörden einen Gesetzesverstoß zu melden. Wir möchten Hinweisgebende jedoch dazu ermutigen, die Hinweise zunächst über interne Kanäle abzugeben. Hierdurch können wir gewährleisten, dass ein Fehlverhalten so schnell wie möglich abgestellt und weiterer Schaden abgewendet werden kann.

3. Was geschieht nach Abgabe einer Meldung

3.1. Eingangsbestätigung

Innerhalb von sieben Tagen erhalten Hinweisgebende eine Bestätigung über den Eingang ihrer Meldung. Falls Sie einen Hinweis anonym abgegeben haben finden Sie die Bestätigung sowie alle Fragen und Rückmeldungen zu Ihrem Hinweis im Hinweisgeberportal.

3.2. Prüfung

Die Vertrauensperson prüft zunächst alle Hinweise darauf, ob sie in den Anwendungsbereich dieser Richtlinie fallen. Handelt es sich um einen Hinweis gemäß dieser Richtlinie, bestimmt das Unternehmen eine/n Untersuchungsbeauftragte/n. Die untersuchungsbeauftragte Person kann ein/e Mitarbeiter*in oder ein/e externe/r Dienstleister*in sein. Art und Umfang der Untersuchungsmethoden variieren je nach Art des gemeldeten Verstoßes und können den Einsatz von Expert*Innen erfordern.

Die untersuchungsbeauftragte Person wird danach bestimmt, ob sie qualifiziert ist, die Untersuchung zeitnah, fachlich, objektiv, fair und unabhängig durchzuführen. Die Bearbeitung von Hinweisen erfolgt im Einklang mit den geltenden Gesetzen.

3.3. Abschluss der Prüfung

Die Art der korrigierenden Maßnahmen, um Verstöße zukünftig zu verhindern, wird fallabhängig mit den jeweils relevanten Fachabteilungen erarbeitet. Die Ergebnisse der Untersuchung werden der Geschäftsführung und gegebenenfalls dem Aufsichtsrat direkt übermittelt.

Im Einklang mit der EU-Richtlinie wird die hinweisgebende Person innerhalb von 3 Monaten (in Ausnahmefällen innerhalb von 6 Monaten) über die Ergebnisse der Untersuchung und die ergriffenen Folgemaßnahmen über das Hinweisgeberportal informiert.

4. Hinweisgeberschutz

Das Unternehmen sichert Schutz und Maßnahmen zu, die es den Hinweisgebenden ermöglicht, Verstöße vertraulich und ohne Angst vor Einschüchterung, Benachteiligung oder Repressalien zu melden. Benachteiligungen in diesem Sinne sind direkte und indirekte Handlungen oder Unterlassungen, die möglicherweise auf die Meldung eines Verstoßes zurückzuführen sind.

Jede Person, die Vergeltungsmaßnahmen gegen die hinweisgebende Person wegen der Meldung eines Verstoßes oder der Teilnahme an einer Untersuchung ergreift, muss mit arbeitsrechtlichen Konsequenzen und Disziplinarmaßnahmen bis hin zur Kündigung des Arbeitsverhältnisses rechnen.

4.1. Vertraulichkeit

Als wichtigste Maßnahme zum Schutz der Identität der hinweisgebenden Person ist der Zugriff auf das Hinweisgeberportal und die Bearbeitung von Hinweisen auf eine streng limitierte Personengruppe beschränkt, sodass nur die mit der Meldung betraute Personen über Identität der hinweisgebenden Person und den Inhalt der Meldung Kenntnis haben, sofern die hinweisgebende Person ihre Identität Preis gibt.

Die Identität der hinweisgebenden Person bleibt in allen Schritten der Bearbeitung von Hinweisen geheim und darf nur mit ausdrücklicher Zustimmung der hinweisgebenden Person offengelegt werden, es sei denn eine Offenlegung ist gesetzlich vorgeschrieben. Hier wird die hinweisgebende Person vorher darüber unterrichtet.

4.2. Schutz betroffener Personen

Die Rechte der Personen, auf die sich Meldungen im Rahmen des Hinweisgebersystems beziehen, richten sich nach den relevanten Datenschutzgesetzen. Die von einer Meldung betroffenen Personen werden schnellstmöglich über die eingegangene Meldung informiert und auf ihre Auskunftspflicht und ihr Recht auf Berichtigung aufmerksam gemacht. Besteht jedoch ein erhebliches Risiko, dass die Mitteilung eine interne Untersuchung gefährden könnte, kann die Benachrichtigung aufgeschoben werden, bis die Untersuchung abgeschlossen ist oder das entsprechende Risiko nicht mehr besteht. Die betroffenen Personen haben das Recht, auf Auskunft der Daten, die ihre eigene Person betreffen, können Änderungen verlangen.

4.3. Datenschutz

Informationen in Rahmen von eingehenden Hinweisen und der nachfolgenden Bearbeitung werden in Übereinstimmung mit den Anforderungen der europäischen Verordnung über den allgemeinen Datenschutz (DSGVO) verarbeitet. Es werden alle notwendigen Vorkehrungen getroffen, um die Sicherheit der Daten während der Erhebung, Kommunikation oder Aufbewahrung zu gewährleisten. Sie haben das Recht auf Auskunft, Änderung und Berichtigung Ihrer persönlichen Daten.

4.4. Ausschluss

Eine vorsätzliche Falschmeldung stellt einen Verstoß gegen den Verhaltenskodex dar und zieht disziplinarische Maßnahmen nach sich. Wenn eine Person wissentlich eine falsche Meldung macht, kann es darüber hinaus rechtliche Konsequenzen haben.

5. Schlussbestimmung

Für diejenigen Teile der Gruppe, die Gesetzen oder aufsichtsrechtlichen Anforderungen unterliegen, die mit dieser Richtlinie in Konflikt stehen, gilt der strengere Standard. Diese Richtlinie ist nicht Teil eines Arbeitsvertrags.

Nationales Recht bleibt von dieser Richtlinie unberührt. Wo nationales Recht im Widerspruch zu dieser Richtlinie steht, hat das nationale Recht Vorrang.

Hinweise zum Datenschutz zur Erhebung von personenbezogenen Daten nach Artikel 13, 14 und 21 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) für Hinweisgeber

Mit diesen Hinweisen informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und die Ihnen nach dem Datenschutz zustehenden Rechte sofern Sie eine Meldung (anonym oder nicht anonym) in unserem Hinweisgeberschutzsystem abgeben bzw. eine telefonische Meldung durch Sie erfolgt.

1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung und an wen kann ich mich wenden:

Verantwortliche Stelle:	Datenschutzbeauftragter
Filmakademie Baden-Württemberg GmbH Akademiehof 10 71638 Ludwigsburg	Herr Stephan Hartinger Coseco GmbH Telefon: 08232 80988-70 E-Mail: datenschutz@coseco.de

 2. Welche Daten wir verarbeiten, wofür wir Ihre Daten verarbeiten (Zwecke der Verarbeitung) sowie auf welcher Rechtsgrundlage wir dies tun:

Die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich zur Prüfung und Bearbeitung Ihrer Angaben in denen Sie den Verstoß gegen Verhaltensweisen (z.B. Betrug, Korruption, Insidergeschäfte) sowie den Verstoß gegen Menschenrechte, Umweltbelange, anderweitige Rechtsvorschriften und ähnlich gelagerte Fälle anzeigen, sowie der damit zusammenhängenden Sachverhaltsaufklärung. Rechtsgrundlage der Verarbeitung ergibt sich gemäß Art. 6 Abs. 1c) (DSGVO) in Verbindung mit dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG).

Zwecke der Datenverarbeitung	Kategorien von Daten
Prüfung des Sachverhaltes und Aufklärung von Straftaten, Aufdeckung von Straftaten im Beschäftigtenverhältnis	Personendaten, Stellung im Unternehmen/ Position, Umstände der Beobachtung

Wir verarbeiten ggf. personenbezogene Daten von Beschäftigten auf Grundlage von § 26 Abs. 1 Satz 2 BDSG. Danach dürfen personenbezogene Daten von Beschäftigten i. S. d. § 26 Abs. 8 BDSG zur Aufdeckung von Straftaten verarbeitet werden, wenn zu dokumentierende tatsächliche Anhaltspunkte den Verdacht begründen, dass die betroffene Person im Beschäftigungsverhältnis eine Straftat begangen hat, die Verarbeitung zur Aufdeckung erforderlich ist und das schutzwürdige Interesse der beschäftigten Person an dem Ausschluss der Verarbeitung nicht überwiegt, insbesondere Art und Ausmaß im Hinblick auf den Anlass nicht unverhältnismäßig sind.

Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten zudem im Rahmen der Interessenabwägung nach Art. 6 Abs. 1f) DSGVO. Informationen zur Beschäftigteneigenschaft, Informationen zu betroffenen Personen sowie sonstige Informationen, die Rückschlüsse auf natürliche Personen zulassen, verarbeiten wir auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO. Danach ist die Verarbeitung rechtmäßig, wenn die Verarbeitung zur Wahrung der berechtigten Interessen der Verantwortung tragenden Person oder einer/s Dritten erforderlich ist, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen, um berechtigte Interessen von uns oder von Dritten zu wahren. Dies kann der Fall sein bei:

Zwecke der Datenverarbeitung	Kategorien von Daten
Feststellung von Verstößen gegen unternehmensinterne Ethikregeln, Verarbeitung nicht anonymer Meldungen	Personendaten,    Stellung    im     Unternehmen, Umstände der Beobachtung

Unser berechtigtes Interesse besteht – je nach zu prüfendem konkretem Einzelfall – in der Bearbeitung von Meldungen, um Verstöße gegen geltendes Recht oder Unternehmensrichtlinien zu verhindern, aufzudecken oder zu verfolgen. Dazu können auch die Prüfung der Stichhaltigkeit der in der Meldung erhobenen Behauptungen und ggfls. interne Nachforschungen, Ermittlungen und die Einleitung von Strafverfolgungsmaßnahmen gehören. Ob Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person einer solchen Datenverarbeitung entgegenstehen, wird im Einzelfall – unter anderem auch mit Blick auf den Verstoß – geprüft.

Für die Weitergabe Ihrer Identität an Dritte benötigen wir eine Einwilligung von Ihnen es sei denn die Information muss in Strafverfahren auf Verlangen erfolgen. Zudem benötigen wir Ihre Einwilligung, wenn Sie uns telefonisch eine Meldung abgeben und darüber eine Tonaufzeichnung erstellt wird. Die Rechtsgrundlage der Verarbeitung ergibt sich aus Art. 6 Abs. 1a) DSGVO.

Eine einmal erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden.  Zu beachten gilt, dass der Widerruf für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor diesem Widerruf getätigt wurden, sind hiervon unberührt.

 

Zwecke der Datenverarbeitung	Kategorien von Daten
Weitergabe Ihrer Identität an Dritte sofern nicht im Ausnahmenbereich des Vertraulichkeitsgebotes nach § 9 HinschG	Personendaten, Kontaktdaten Stellung im Unternehmen/ Position,
Vollständige und genaue Aufzeichnung über eine Meldung, die im Rahmen einer Zusammenkunft geschildert wird	Personendaten, Tonaufzeichnung der Zusammenkunft, Wortprotokoll

 

3. An wen erfolgt eine Weitergabe der Daten (Kategorien von Empfängern):

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur die Personen und Stellen Daten, die diese zur Erfüllung unserer gesetzlichen Pflichten benötigen.

Als interne Meldestelle (Empfänger der Meldungen) haben wir die Firma EmEtz GmbH, Max-Eyth-Str. 8, 71672 Marbach beauftragt. Die EmEtz GmbH betreibt dabei eine interne Meldestelle im Auftrag von uns. Wir haben mit der/dem Auftragnehmer*in einen Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen.

Eingehende Hinweise unterliegen dort einer ersten Prüfung und ggf. der Abstimmung von Folgemaßnahmen, um Verstöße gegen geltendes Recht oder Unternehmensrichtlinien zu verhindern, aufzudecken oder zu verfolgen.

Wir haben für die Bereitstellung des Portals eine/n Dienstleister*in sorgfältig ausgewählt, welche/r das Portal als Software as a Service Lösung zur Verfügung stellt. Mit den Dienstleistenden haben wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen.

Wenn Sie über das Portal einen Hinweis einreichen, werden keine IP-Adressen gespeichert. Ihr Hinweis ist, soweit Sie nicht freiwillig Kontaktdaten angeben, anonym und kann aus den Server-Daten nicht zurückverfolgt werden. Der Hinweistext selbst, den Sie eingegeben haben, kann natürlich eine Identifizierung ermöglichen.

Unsere Mitarbeitenden und die von uns beauftragten Dienstleistenden sind zur Verschwiegenheit und Einhaltung der Bestimmungen der anwendbaren Datenschutzvorschriften verpflichtet.

An externe Stellen kann in folgenden Fällen eine Weitergabe erfolgen:

• an Strafverfolgungsbehörden auf Verlangen in Strafverfahren
• aufgrund einer Anordnung in einem einer Meldung nachfolgenden Verwaltungsverfahren, einschließlich verwaltungsbehördlicher Bußgeldverfahren,
• aufgrund einer gerichtlichen Entscheidung an Gerichte
• an externe Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte zur Fallbearbeitung

 

Sofern der Ermittlungserfolg durch eine Information der Daten an die beschuldigte Person nicht gefährdet ist und wenn keine berechtigten Interessen der hinweisgebenden Person überwiegen, werden wir gewöhnlich nach vier Wochen, ggf. aber auch später, die beschuldigte Person informieren.

 

Dauer der Datenspeicherung:

Eine Löschung der personenbezogenen Daten erfolgt nach Abschluss der Untersuchung. Sollte sich die Meldung als gegenstandslos herausstellen löschen wir Ihre Daten nach Abschluss des Sachverhaltes. Die gewöhnliche Aufbewahrungsdauer beträgt somit zwischen 3 und 10 Jahren.

Datenübermittlung in Drittländer:

Eine Übermittlung in ein Drittland ist nicht beabsichtigt (oder findet nicht statt).

Betroffenenrechte:

Sie können über die oben bekannt gegebenen Kontaktdaten Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten verlangen. (Art. 15 DS-GVO). Zudem können Sie unter bestimmten Voraussetzungen die Berichtigung oder die Löschung Ihrer Daten verlangen (Art. 16 und 17 DS-GVO). Sie haben das Recht die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen (Art. 18 DS-GVO). Darüber hinaus haben Sie das Recht auf Herausgabe der von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen maschinenlesbaren Format (Art. 20 DS-GVO).

Beschwerderecht:

Sie haben die Möglichkeit, sich mit einer Beschwerde an die oben genannte beauftragte Person für Datenschutz oder an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden.

Widerspruchsrecht:

Verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen, können Sie dieser Verarbeitung widersprechen, wenn sich aus Ihrer besonderen Situation Gründe ergeben, die gegen die Datenverarbeitung sprechen.